Cartera de pedidos
Cada proveedor ve sus líneas abiertas, con su estado, y filtra por lo pendiente. Compras ve la cartera de todos.
Portal y evaluación de proveedores para SAP Business One
Sabe quién cumple.
Sin perseguir a nadie.
Provalia es el portal donde tus proveedores aceptan los pedidos, confirman la fecha y envían su albarán. Con lo que pasa de verdad, evalúa a cada proveedor con datos, no con opiniones. Compras solo mira lo que se sale de lo normal y todo queda en SAP.
- Sin instalar nada: es una web
- SAP sigue siendo la fuente de la verdad
- Sin inversión inicial: cuota mensual
Mis pedidos
Metalúrgica Ejemplo, S.L.
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Pedido 4512Eje transmisión Ø40 · 120 uds
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Pedido 4508Brida DN100 · 60 uds · entrega 24/10Aceptado Confirmar fecha
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Pedido 4499Soporte inox · 300 udsFecha confirmada · 28/10 Subir albarán
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Pedido 4471Albarán 10,42 € · pedido 10,40 €En tolerancia Pasa a recepción
Pedido aceptado. Escrito en SAP.
Pantalla de ejemplo con datos inventados
El problema
Hoy el pedido vive en un Excel, un correo y una llamada.
Sin Provalia
- Los pedidos se envían por correo y la documentación, a mano.
- Nadie sabe si el proveedor ha visto el pedido hasta que llama.
- Las fechas cambian por teléfono y no se apuntan en ningún sitio.
- El precio del albarán se compara a ojo, línea a línea.
- Quién cumple y quién no depende de la memoria de cada comprador.
Con Provalia
- Cada proveedor ve sus pedidos y su documentación, y solo esa.
- Ves quién ha aceptado, quién no, y a quién hay que avisar.
- La fecha confirmada queda en la línea del pedido, en SAP.
- El precio se compara solo. Compras revisa lo que se sale de tolerancia.
- La evaluación de cada proveedor se calcula con datos, no con opiniones.
Un pedido, de principio a fin
Lanzas el pedido en SAP. El resto, lo hace Provalia con tu proveedor.
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1
El proveedor ve su pedido
Entra con su usuario y ve solo sus pedidos abiertos, tal como están en SAP. Recibe un aviso por correo cuando hay uno nuevo.
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2
Lo acepta
Un clic. La aceptación queda escrita en la línea del pedido en SAP, con fecha, y compras sabe qué está en marcha.
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3
Descarga la documentación
Planos, fichas técnicas, certificados o especificaciones del pedido, en la versión que corresponde. Solo si tu operativa los usa.
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4
Confirma la fecha
Acepta la fecha pedida o propone otra. Si se desvía más de lo permitido, compras recibe un aviso para decidir.
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5
Envía el albarán
Indica el precio de su albarán y adjunta el documento. Provalia lo compara con el pedido y aplica la tolerancia que tú fijas.
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6
Compras valida, recepción confirma
Compras ve solo las excepciones. Cuando llega el material, recepción da la luz verde física. Todo queda registrado.
Qué incluye
Todo lo que hoy persigues a mano.
Aceptación de pedidos
El proveedor acepta, o rechaza con motivo. Sabes en el acto qué pedidos están confirmados y cuáles nadie ha mirado.
Documentación del pedido
Planos, fichas o certificados enlazados a la línea del pedido, con su versión. Opcional: se activa si lo necesitas.
Fechas de entrega
Confirmación o propuesta de fecha por línea, con una tolerancia configurable. Lo que se desvía te llega como aviso.
Albarán valorado
Comparación automática del precio del albarán con el del pedido. Dentro de tolerancia pasa; fuera, lo decide compras.
Evaluación de proveedores
Calidad, puntualidad, disponibilidad y agilidad, con el peso que tú elijas, sobre una ventana de meses que también eliges.
Avisos automáticos
Correos al proveedor y a compras cuando hay algo que hacer. Por el correo de Provalia o por tu propio servidor SMTP.
Control sin perseguir
Compras revisa excepciones, no albaranes.
Fijas cuánto se tolera en fechas y en precio. Lo que cae dentro pasa solo. Lo que se sale, aparece en la bandeja de compras con el motivo, y se decide con un clic.
- Tolerancias de fecha y de precio, por cliente.
- Recepción física confirmada por una persona antes de dar nada por bueno.
- Registro de actividad: quién hizo qué y cuándo.
Pruébalo: ¿pasa el precio del albarán?
Tolerancia de ejemplo: ±2 %
Dentro de toleranciaDesviación +0,19 %. Pasa a recepción sin intervención de compras.
Ejemplo orientativo: la tolerancia real la fijas tú.
Evaluación de ejemplo · ventana de 6 meses
86%puntuación global
Datos inventados. Los pesos de la imagen son los de partida.
Evaluación de proveedores
Quién cumple, con números.
Provalia calcula la puntuación de cada proveedor con lo que de verdad ha pasado: entregas a tiempo, calidad de lo recibido, disponibilidad y agilidad de gestión.
- Pesos y ventana de meses configurables.
- Lo que no se puede medir no cuenta como un 0 ni como un 100: se deja fuera.
- El técnico de compras puede fijar una valoración manual cuando haga falta.
- El resultado se guarda en la ficha del proveedor en SAP.
Integrado con SAP Business One
SAP manda. Provalia no tiene su propia copia de la verdad.
Lee de SAP
Pedidos, proveedores, artículos, precios y fechas, a través del Service Layer. Lo que cambias en SAP es lo que ve el proveedor.
Escribe en SAP
La aceptación, la fecha confirmada, el precio del albarán y la recepción se guardan en campos de usuario U_EDI_… de tus propios documentos.
- Campos de usuario propios. Provalia los crea por ti y todos llevan el prefijo
U_EDI_, fáciles de reconocer y de consultar en SAP. - Cada cliente, aislado. Cada empresa tiene su portal, sus usuarios y sus datos separados de los demás.
- Sin tocar tus sistemas internos. Los documentos se sirven desde una réplica de solo lectura.
- Acceso del proveedor limitado. Cada proveedor entra solo en lo suyo, con contraseña propia y enlaces de un solo uso.
Puesta en marcha
De tu SAP a tus proveedores, en cuatro pasos.
- Conectamos tu SAP.Service Layer, sin instalar nada en tus servidores.
- Creamos los campos y fijamos reglas.Tolerancias, pesos de la evaluación, correos.
- Das de alta a tus proveedores.Cada uno recibe una invitación por correo para crear su contraseña.
- Empiezas a trabajar.Con un manual de uso para compras y recepción, y soporte de ECINSA.
Modelo SaaS: cuota mensual, sin inversión inicial. Incluye desarrollo, hosting y soporte. Te lo detallamos en la propuesta.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos.
¿Mis proveedores tienen que instalar algo?
No. Provalia es una web: entran con el navegador, desde el ordenador o el móvil, con su usuario y contraseña.
¿Funciona con mi versión de SAP Business One?
Funciona con SAP Business One a través del Service Layer, tanto sobre SQL Server como sobre SAP HANA. Lo comprobamos contigo en la primera reunión.
¿Provalia cambia algo en mi SAP?
Solo añade campos de usuario con el prefijo U_EDI_ y escribe en ellos. No modifica campos estándar ni toca tu configuración.
¿Y si cambio las tolerancias más adelante?
Se cambian desde la configuración de tu portal, sin llamar a nadie. Se aplican a lo que llegue a partir de ese momento.
¿Qué pasa con los usuarios en SAP?
Los usuarios que escriben en SAP a través del portal pueden requerir licencia de acceso indirecto de SAP. Lo vemos contigo y lo dejamos claro en la propuesta, sin sorpresas.
¿Y los correos a los proveedores?
Salen de Provalia por defecto, o desde tu propio servidor SMTP si prefieres que lleguen con tu remitente. Puedes apagarlos mientras haces pruebas.
¿Puedo probarlo antes de decidir?
Sí. Te enseñamos Provalia funcionando con un SAP de demostración o, si quieres, con una copia de pruebas del tuyo.
Hablemos
Te lo enseñamos funcionando.
Cuéntanos cómo trabajáis hoy con vuestros proveedores y te preparamos una demostración con vuestro caso. Sin compromiso.